集中するために行う3つの設定
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紙の領収書をデジタル化して散らかる書類をゼロにする方法
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紙って油断しているとたまっちゃいますよね。特に光熱費とかの領収書。そんな紙をしっかり保存しつつ、部屋や机をすっきり保つための私の方法をまとめておきます。
紙を処分したいけどどうしようかなと悩まれている方の参考になれば幸いです。
目次
なぜ紙の書類をほぼゼロにするのか
海外の研究において散らかった部屋は集中力を低下させるという研究結果があります。
私のデスクを見渡すと、書類やガシェッドで散らかっていることが多かったのですよね。そりゃ集中力下がるし、長時間労働になるわなという環境でした。
集中力を削ぐ以外にも、そもそもさまざまな形の紙が積み重なっていると見た目としても綺麗でないですよね。
それに、貴重なスペースを消費するのも勿体無いですよね。
では、紙で来る情報を見たい時に見れるようにしながら、破棄する私なりの方法を紹介します。
紙の書類をスキャンし処分する
ぺら紙はスキャンスナップで綺麗にデータ化
綺麗な紙はスキャンスナップiX500でスキャンしています。以降ご紹介する方法の中でも、このスキャンスナップが一番綺麗にデータ化できます。
厚みや粘着性がある紙はAdobeScanでPDF化
スキャンスナップでは、本や厚みがある書類はこの方法ではデータ化できません。
また、粘着の付いている紙だとスキャンスナップでデータ化すると、スキャンスナップそのものが汚れたり故障の原因になります。
そのような場合はiPhoneもしくはiPadにてAdobeScanでPDF化しています。OCRをかけてくれるので、文字検索ができるようになるので重宝しています。
スキャンした紙はシュレッダーで安全に処分
スキャンした紙の書類はシュレッダーで裁断してから捨てています。データ化して保存しておきたい紙なので、バリバリの個人情報ですよね。
バリバリの個人情報をそのまま燃えるゴミに出して、漁られて情報を盗られるのとか嫌ですからね。
復元しずらいクロスカットのシュレッダがおすすめです。
上記を私も使っていて細かくカットできるので使っています。ただし、音が大きめです。
もうちょっと静かに動作してくれるシュレッダーがあればぜひコメント欄で教えてください。
紙の書類を保存していつでも閲覧可能にする
端末に保存しておいてもいいのですが、紛失や故障により全てのデータを失うリスクがあります。
そこで保管のおすすめは、どのデバイスでもアクセスできるクラウドストレージがおすすめです。
- GoogleDrive
- Dropbox
- iCloud
当たりがおすすめどころですね。個人のデバイスのOSや主義に応じて好きなものを選ぶのが良いと思います。
私は、GoogleDriveとiCloudを用途ごとに分けて使っています。
そもそも紙でもらわない方法にする
ここまでは紙で入手した情報をどのようにデータで保存するするかということを話してきました。
そもそも紙ではなく最初からデータで入手できればこのような手間は発生しないのですよね。
ありがたいことに最近は、電気やガスは東京電力や東京ガスなどのインフラ系であっても、Web上で確認できる仕組みがあります。
紙の領収書をもらうのをやめてWeb上から定期的にダウンロードして保管しておくという方法に切り替えてしまうのもありですね。
おわりに
今回は、気がついていると水光熱費の領収書など溜まってしまう紙をデジタル化して保管する方法についてまとめました。
いらないものを処分して、部屋や机をすっきり保ちましょう。
参考文献
ABOUT ME
都内のIT系企業に勤める会社員。自分の備忘録的なアウトプット用の場所で、ボルダリングやガシェッド、セキュリティ、カメラの話題が中心です。